De agenda por WhatsApp a operação padronizada em 60 dias
−40%
Faltas no agendamento
Concluído · Cliente sob NDA
Contexto inicial
O ponto de partida
A clínica operava com faturamento crescente mas gestão artesanal. A dentista-fundadora atendia pacientes, resolvia conflitos da recepção, aprovava descontos, controlava o caixa por memória e ainda respondia mensagens do WhatsApp às 22h. O negócio cresceu, mas o sistema operacional não acompanhou.
Diagnóstico
O que encontramos
Mapeamento honesto dos gargalos antes de qualquer intervenção.
Agenda gerida 100% por WhatsApp sem confirmação estruturada
Taxa de faltas entre 25% e 35% sem rastreamento por período
Caixa gerido por intuição, sem separação entre pró-labore e resultado
Nenhum indicador de margem por procedimento
Equipe de recepção sem roteiro padronizado de atendimento
Fundadora como ponto único de aprovação de qualquer decisão
Intervenção
O que fizemos
- 01
Mapeamento
Imersão na operação. Observação dos fluxos de atendimento, entrevistas com recepção e análise do histórico financeiro disponível.
- 02
Redesenho da Jornada do Paciente
Criamos o fluxo completo: primeiro contato, agendamento, confirmação automatizada 48h antes, protocolo de remarcação e pós-atendimento. Cada etapa com responsável, script e critério de qualidade.
- 03
Painel Financeiro
Instalamos planilha de gestão financeira com separação por procedimento, registro de recebimentos, controle de inadimplência e visão de margem semanal. Treinamento da equipe para alimentação diária em 5 minutos.
- 04
Governança e Delegação
Definimos quais decisões a recepção pode tomar sem consultar a fundadora. Criamos reunião semanal de 30 minutos de prestação de contas. A fundadora saiu do WhatsApp operacional.
Resultados
O que mudou na prática
−40%
Faltas no agendamento (de ~30% para ~18%)
100%
Pacientes recebendo confirmação automatizada
1ª vez
Margem por procedimento visível pela fundadora
22h livre
Fundadora liberada do WhatsApp operacional
Autonomia
Recepção operando rotina sem aprovação caso a caso
"Eu não sabia que minha clínica podia funcionar assim. Sempre achei que era normal o caos. Hoje eu chego, atendo meus pacientes e vou embora. A operação anda sozinha."